Når den ansatte varsles — samtykke knyttet direkte til bildene.

Fra registrering til aktivt valg

ResourceSpace har fra før Montalas Consent manager-plugin for registrering av samtykker og kobling av disse til relevante mediefiler. For kunden er det utviklet et kundetilpasset tillegg som bygger videre på denne funksjonen og automatiserer varsling og involvering av den avbildede.

Når en mediefil tagges med navnet til en ansatt, sendes det automatisk et e-postvarsel. Den ansatte veiledes til ResourceSpace, får oversikt over bildene og kan aktivt angi hvilke bruksområder og publiseringskanaler vedkommende eventuelt samtykker til.

Samtykke med nødvendig detaljnivå

1. En eller flere mediefiler tagges med navnet til den avbildede ansatte.
2. Det kundetilpassede tillegget sender automatisk et e-postvarsel.
3. Den ansatte åpner ResourceSpace og ser hvilke bilder det gjelder.
4. Vedkommende velger aktivt hvilke bruksområder og kanaler et eventuelt samtykke skal omfatte.
5. Samtykket knyttes til de aktuelle filene og kan senere endres eller trekkes tilbake.

Ett samtykke kan knyttes til flere mediefiler. Den ansatte kan også opprette forskjellige samtykker for ulike bilder når formål eller publiseringskanaler skal avgrenses forskjellig.

Et hjelpemiddel i personvernarbeidet

Løsningen gir virksomheten en mer strukturert og etterprøvbar arbeidsflyt rundt informasjon, samtykke og publisering. Den ansatte får samtidig oversikt over registrerte bilder og en praktisk vei til å endre eller trekke tilbake et samtykke.

Tillegget er et teknisk hjelpemiddel, ikke en garanti for etterlevelse av personvernregelverket. Virksomheten er fortsatt ansvarlig for å fastsette riktig behandlingsgrunnlag, gi tilstrekkelig informasjon, sikre at et eventuelt samtykke er frivillig og håndtere videre behandling når et samtykke trekkes tilbake.

Standardfunksjon og kundetilpasset tillegg

Consent manager utvikles og leveres som en del av ResourceSpace fra Montala. Gøran Langedal AS har utviklet det kundetilpassede tillegget for automatisk varsling og bistått med arbeidsflyt, metadata, konfigurasjon og teknisk implementering rundt løsningen.

Tillegget endrer ikke eierskapet til eller leveransen av ResourceSpace. Det bygger videre på standardfunksjonen med en arbeidsflyt tilpasset kundens organisasjon og behov.