Bildene viser hva som skal tilbake — og nøyaktig hvor.

Behovet

En stiftelse med ansvar for en omfattende fredet bygningsmasse gjennomfører kontinuerlig vedlikehold, utbedringer og restaurering. Arbeidet stiller strenge krav til dokumentasjon: Materialer og bygningsdeler som demonteres, skal senere kunne tilbakeføres korrekt eller erstattes på en måte som ivaretar opprinnelig uttrykk og plassering.

Dokumentasjonen må være enkel å registrere ute på arbeidsstedet og samtidig strukturert nok til at andre kan finne den igjen lenge etter at bildet ble tatt.

Dokumentasjon med mobilen

1. Håndverkeren fotograferer bygningsdelen eller materialet med mobiltelefon.
2. Bildet lagres i ResourceSpace.
3. Ved opplasting velges adresse, lokasjon, etasje og rom.
4. Status, stikkord og eventuelle kommentarer beskriver tiltaket og sammenhengen.
5. Materialet kan senere søkes frem som referanse ved tilbakeføring, reparasjon eller erstatning.

Fra enkeltbilder til bygningshistorikk

En fast metadatastruktur gjør dokumentasjonen mer verdifull enn bilder lagret i mapper eller på den enkelte medarbeiderens telefon. Informasjonen kan filtreres etter bygning, etasje, rom, status eller arbeidsområde, og gir oversikt på tvers av tiltak og tid.

Arkivet reduserer avhengigheten av enkeltpersoners hukommelse og lokalkunnskap. Samtidig blir det enklere å dokumentere utgangspunkt, inngrep, mellomstadier og ferdig resultat.

Et operativt verktøy for forvaltning

Casen viser at et mediearkiv ikke bare er et system for kommunikasjon og publisering. Med riktig informasjonsstruktur kan ResourceSpace fungere som et praktisk dokumentasjons- og referanseverktøy i løpende bygningsforvaltning.

Løsningen kan videreutvikles med tilpassede metadata, arbeidsstatuser, tilgangsregler og koblinger til relevante eiendoms- eller fagsystemer når behovet tilsier det.

ResourceSpace utvikles og leveres av Montala. Gøran Langedal AS har bistått med den tekniske etableringen, konfigurasjonen og tilpasningen rundt løsningen.